Comment et pourquoi bien organiser son bureau ?

Un bureau est un espace de travail. Qu’il soit personnel ou partagé, privé ou professionnel, les outils essentiels à votre productivité, à votre efficacité ou à votre créativité doivent être rangés autour de vous et à portée de main.

Votre working place ne ressemble plus à rien ? On y trouve des dossiers oubliés, des stylos qui ne marchent plus, des brouillons bons à jeter, des post-it plus d’actualité ? Les feuilles s’y entassent, les papiers de bonbons que vous grignotez frénétiquement s’entassent ? Les jours rallongent et voilà que vous avez envie de faire place nette ? Mais par quoi commencer ? Et comment s’y prendre dans toute cette pagaille ?

Organiser votre espace de travail selon les exigences de votre activité

Un bureau rationalisé aide à organiser ses propres idées. En effet, cela permet de vous concentrer sur votre tâche principale.

Les outils au centre devront être ceux que vous utiliserez le plus fréquemment. Demandez-vous si votre ordinateur doit être placé au centre ou sur le côté. Placez en périphérie les instruments dont vous ne vous servez qu’occasionnellement.

Dégagez l’espace situé devant le client, afin qu’il puisse y poser les documents dont il pourrait se servir. N’hésitez pas à placer au plus près de lui les outils dont il pourrait faire spontanément usage (stylos, feuilles de papier, etc.).

Les outils de classement indispensables

Dans tous les cas de figure, certains outils paraissent fondamentaux pour une bonne organisation.

Le matériel de bureau se compose du petit équipement nécessaire à une personne ayant un poste sédentaire. Il comprend des ustensiles lui permettant de prendre des notes, de classer des documents, d’envoyer du courrier, etc. On peut également y inclure, certaines machines relevant du matériel informatique. Voici quelques petits ustensiles qui peuvent vous être très utiles.

Ainsi, pour remettre des feuillets à votre client sans les agrafer définitivement, servez-vous d’un trombone. Ce petit morceau de fil de fer replié sur lui-même permet d’attacher les papiers entre eux.

De même, l’usage d’un index repositionnable, en papier ou en plastique, avec son code couleur adapté, est utile pour marquer un repère sur un ou plusieurs endroits d’un dossier qui demandent à être relus ou sur lesquels vous aimeriez attirer l’attention.

Misez sur les trieurs simples ou en accordéon pour rassembler vos documents par catégories. Ils ont l’avantage d’être peu volumineux et pratiques pour vos déplacements. En remettre un à votre client est également du plus bel effet.

Ensuite, pensez aux classeurs à levier ou à anneaux pour l’archivage de vos documents : à vous de décider ensuite si vous les percez de trous ou si vous les glissez dans des pochettes plastiques.

Enfin, pour noter vos idées les plus folles et ne pas freiner votre créativité, dotez-vous de carnets de notes. Petits, grands, colorés, avec beaucoup de pages ou très peu, toutes les fantaisies sont permises !

Muni de tous ces ustensiles, songez à structurer l’espace de votre bureau en fonction de vos besoins primordiaux et rappelez-vous d’une chose : « Si la vue d’un bureau encombré évoque un esprit encombré alors que penser de celle d’un bureau vide ?  » (Anonyme)